Stop It!: Wie man aus dem Strudel endloser Aufgaben herauskommt

Wir leben schnell – zu schnell. Und die Anzahl der unerledigten Aufgaben wächst wie ein Schneeball. Wir schlagen vor, 10 Methoden auszuprobieren, um mit dem ständigen Zeitdruck und Stress umzugehen.

Wir leben schnell – zu schnell. Und die Anzahl der unerledigten Aufgaben wächst wie ein Schneeball.

Wir schlagen vor, 10 Methoden auszuprobieren, um mit dem ständigen Zeitdruck und Stress umzugehen.

„Ich starrte jetzt schon seit drei Stunden auf mein iPhone. Sechs Chats in WhatsApp sind geöffnet, noch ein paar in Facebook, dazu mehrere E-Mails und SMS. Natürlich eile ich und versuche, all diese Nachrichten so schnell wie möglich zu tippen, springe von einem Fenster zum anderen, wechsle ständig hin und her. Denken Sie nicht, dass ich mich beschwere – im Gegenteil. Ich genieße es. Das Gefühl, gefragt zu sein, meiner (illusorischen) Effektivität, neue Ideen und die Hoffnung, dass es bald besser wird und ich alles schaffe. Aber leider ist das nicht der Fall. Tatsächlich schaffe ich NICHTS. Ich erinnere mich nicht, wann ich das letzte Mal von der Arbeit gegangen oder ins Bett gegangen bin, mit dem Gefühl, wenigstens die Hälfte von dem erledigt zu haben, was ich tun wollte. Das betrifft sowohl die kleinen alltäglichen Aufgaben als auch die großen Pläne. Ich bin eine Süchtige. Informationssüchtig. Die Abhängigkeit von Informationen, die uns in das Gefühl eines ewigen Zeitdrucks versetzt, wegen der immer geringeren Fähigkeit, uns zu konzentrieren und begonnene Aufgaben abzuschließen – das ist die Diagnose der meisten Menschen, die in der postindustriellen Ära leben.“

Darüber schreibt der bekannte englische Psychologe und Business-Coach Tony Crabbe in seinem Bestseller Wie man aus dem Strudel endloser Aufgaben herauskommt:

„Wir leben in einer Welt der Zerstreuung und Unordnung. Informationsschnipsel fliegen ständig in unser Bewusstsein, attackieren uns von allen Seiten. Unsere Aufmerksamkeit wird zwischen Millionen von verschiedenen Objekten zerrissen und kann sich auf keines von ihnen konzentrieren. Wir scannen ständig unsere Umgebung nach neuen Reizen, springen von einer Sache zur anderen, hören nur halb zu und sehen nur im Augenwinkel. Wir sind daran gewöhnt, dass das Leben in trockenen Auszügen daherkommt, Beziehungen punktuell bestehen und Aufgaben in wenigen Minuten erledigt werden. Wir wollen das Leben, fein geschnitten in dünne Scheiben, wir brauchen den Kick der Beschäftigung.“

Also...

Entlasten Sie das Gehirn

Haben Sie schon einmal von dem Effekt der Zeigarnik gehört?

Die größte sowjetische Psychologin Bluma Zeigarnik hat durch jahrelange Forschung bewiesen: Alle unerledigten Aufgaben werden uns unvermeidlich als schwere Last aufgebürdet. So sind wir eben.

Über erledigte Aufgaben vergessen wir jedoch sofort. Diese Erkenntnis kam der Wissenschaftlerin durch Beobachtungen von Kellnern in Cafés, die sich immer nur an die Bestellungen erinnerten, die sie noch nicht serviert hatten, während sie die bereits erledigten vollständig vergaßen.

Aber man kann das Gehirn täuschen und es dadurch ein wenig entlasten, indem man zusätzliche Informationsspeicher schafft.

Das kann ein Smartphone, ein Laptop, ein Moodboard oder ein einfaches Notizbuch sein.

Ich persönlich bevorzuge nach wie vor Letzteres: Wenn man von Hand schreibt, fließen die Gedanken freier.

Also, richten Sie sich einen Ort ein, an dem Sie Ihre To-Do-Listen, wertvolle Gedanken und Ideen festhalten und aktualisieren. Es ist besser, wenn der „Helfer“ immer griffbereit ist.

Planen Sie nicht zu viel

Tony Crabbe schreibt über das Phänomen des „Planungsfehlers“.

Psychologen haben kürzlich bewiesen, dass die meisten von uns dazu neigen, ihre Kräfte zu überschätzen – insbesondere ihre intellektuellen Fähigkeiten und Ausdauer.

Deshalb ist es besser, für eine Aufgabe doppelt so viel Zeit einzuplanen, als man für ausreichend hält.

Das betrifft sowohl Meetings als auch Besprechungen.

Machen Sie regelmäßige Aufräumarbeiten

Das ist ein einfacher Rat, aber er funktioniert zu 100%. Wenn wir uns von unnötigen Dingen, ungenutzten Dateien und alten Dokumenten trennen, erleben wir einen Energieschub und eine Steigerung des Selbstwertgefühls. Wir beginnen wie von Neuem.

Wie findet man Zeit für das Aufräumen? Nehmen Sie sich vor, es beispielsweise alle zwei Wochen zu tun.

Motivieren Sie sich besser mit einer Belohnung danach – zum Beispiel einem Restaurantbesuch.

Oder wenigstens mit einer Tasse Ihres Lieblings-Ingwer-Lattes. Sie mögen das Aufräumen nicht? Geben Sie es an einen Dienstleister weiter.

Schalten Sie Benachrichtigungen aus

In seinem Buch Unvernünftig beschäftigt verweist Crabbe auf eine aktuelle große Studie unter Büroangestellten.

Es stellt sich heraus, dass die meisten Menschen alle drei Minuten von einer Tätigkeit zur anderen wechseln.

Die Effizienz sinkt dadurch erheblich – durch zu häufigen Wechsel des Aufmerksamkeitsfokus werden wir schneller müde und schaffen bis zu 40% weniger, als wenn wir uns auf eine Sache konzentrieren und nicht abgelenkt werden.

Weniger Perfektionismus

Das ist eher eine philosophische Aufgabe. Wenn ich von der Last unerledigten Aufgaben überwältigt werde, atme ich tief durch und frage mich gedanklich: Warum mache ich mir so einen Stress? Wem nützt das alles? Meinem Ego? Meiner sehr anspruchsvollen Mutter?

Was in der To-Do-Liste ist wirklich wichtig, und was sollte man längst streichen? Denken Sie daran: Man kann nicht alles auf einmal erledigen. Lassen Sie das zu Ihrem Mantra werden.

Und jeden Abend vor dem Schlafengehen denken Sie an drei positive Dinge, die heute passiert sind. Das hilft, den Stress durch die vielen unerledigten Aufgaben abzubauen.

Machen Sie Pausen

Unser Körper ist nicht dafür gemacht, ununterbrochen zu arbeiten.

Er ist darauf ausgelegt, Phasen von Aktivität und Passivität abzuwechseln: Adrenalingetriebenes Aufregung muss bald wieder abklingen. Aber wir rasen mit voller Geschwindigkeit voran.

Indem wir den natürlichen Wechsel der Zustände stören, geben wir uns keine Zeit zur Erholung. Das führt zu allostatischer Belastung – also vorzeitigem Verschleiß von Körper und Geist“, schreibt Tony Crabbe.

Der Österreicher Alex Vitasek, einer der bekanntesten Mediziner Europas, der die derzeit populäre Mayer-Therapie praktiziert, riet mir, als ich mich über Gastritis beschwerte, ... täglich Urlaub zu nehmen!

Mit Urlaub meinte er ein normales Mittagessen, jedoch nicht am Computer und nicht in Eile. Und vorzugsweise mit einer kurzen Pause danach.

Am besten mit einem 15-minütigen Spaziergang. Es ist ratsam, in dieser Zeit keine E-Mails zu überprüfen und keine Anrufe entgegenzunehmen.

Übrigens haben Wissenschaftler bewiesen, dass unser Gehirn in den Momenten, in denen wir nichts (nützliches) tun, viel effizienter arbeitet (nicht umsonst kommen wertvolle Ideen oft beim Spaziergang oder während des Flugs).

Dieser Zustand wird als „Netzwerk des passiven Modus des Gehirns“ bezeichnet und ist lebenswichtig.

Überlegen Sie wichtige Aufgaben im Voraus

Steht Ihnen eine dringende und komplexe Aufgabe bevor und wissen Sie nicht, wie Sie sie angehen sollen?

Experten empfehlen, sich im Voraus Gedanken darüber zu machen – unaufdringlich, ohne inneren Druck, nicht mehr als 20 Minuten am Tag.

Da das Gehirn unerledigte Aufgaben nicht vergisst, haben Sie beim tatsächlichen Beginn der Arbeit bereits eine nützliche Vorbereitung — und die Aufgabe wird leichter von der Hand gehen.

Kontrollieren Sie das Dopamin

Unser Gehirn ist evolutionär darauf eingestellt, nach Neuem zu suchen. Und sobald wir neue Informationen erhalten (dazu gehören WhatsApp-Nachrichten und Anrufe), gibt es eine Belohnungsdosis — es tritt ein „Dopamin-Kick“ ein.

Und man will mehr! Aber dabei entsteht ein Teufelskreis: Wir übernehmen immer mehr Aufgaben und – wieder nichts erledigen.

Um die Abhängigkeit von Dopamin etwas zu kontrollieren, verwenden Sie erstens Lebensmittel, die reich an Tyrosin (eine Aminosäure, die für die gute Funktion des Gehirns notwendig ist) sind: Bananen, Avocados, Mandeln, Geflügel und Sesam.

Zweitens, Sport und Sex. Drittens, ausreichend Schlaf.

Und viertens, die Erledigung nützlicher, aber einfacher Aufgaben. Wenn wir uns ein kleines erreichbares Ziel setzen und erfolgreich erreichen, steigt der „Glückshormon“-Spiegel deutlich an.

Fangen Sie den Flow

Der Hauptexperte für das Konzept des „Flows“ ist der amerikanische Psychologe Mihaly Csikszentmihalyi.

Ich empfehle sehr sein Buch Flow: Das Geheimnis des Glücks. Vor einigen Jahren hat mir dieser sehr alte (nach Russland zu einem Interview aus Kalifornien zu fliegen, mit 80 Jahren – kein Scherz!), aber unglaublich charismatische Wissenschaftler persönlich das universelle Rezept für Glück verraten.

Er erklärte mir, wie man in den „Flow“ — den Zustand des „Hier und Jetzt“ — gelangt, den wir alle suchen und manchmal finden.

Es ist keine Zen-Meditation, obwohl es ähnlich ist: Es geht um einen wahrhaft kreativen Prozess, bei dem Sie mit sich selbst verbunden sind, nichts Sie ablenkt – genauer gesagt, Sie sind einfach nicht in der Lage, sich abzulenken, Sie vergessen alles...

Geniessen Werke werden im Flow geschaffen, komplexe Aufgaben werden schnell erledigt, Entdeckungen werden gemacht. Wie erreicht man das? Vereinbarungen mit sich selbst treffen.

Beginnen Sie damit, bewusst ausreichend Zeit und 100% Aufmerksamkeit für wichtige Aufgaben einzuplanen.

Sortieren Sie Ihre Kontakte und setzen Sie Prioritäten

Der britische Anthropologe Robin Dunbar kam nach jahrelangen Forschungen zu dem Schluss, dass die Anzahl der sozialen Beziehungen, die eine Person aufrechterhalten kann, ohne ihre psychische und körperliche Gesundheit zu gefährden, 150 nicht überschreiten sollte.

Außerdem sollte der „enge Kreis“ nicht mehr als 15 Personen umfassen. Diese Anzahl von Kontakten (kann auch weniger sein!) lohnt es sich, in sie zu investieren.

Je tiefer die emotionale Verbindung, desto öfter erleben wir Glück und Lebenszufriedenheit.

Auch bei einer endlosen Liste unerledigter Aufgaben.