¡Detente!: Cómo salir del torbellino de tareas interminables

Vivimos rápido, demasiado rápido. Y el número de tareas no completadas crece como una bola de nieve. Proponemos probar 10 métodos para lidiar con la presión constante del tiempo y el estrés.

Vivimos rápido, demasiado rápido. Y el número de tareas no completadas crece como una bola de nieve.

Proponemos probar 10 métodos para lidiar con la presión constante del tiempo y el estrés.

“Ya llevo tres horas mirando mi iPhone. Tengo abiertos seis chats en WhatsApp, un par en Facebook, además de varios correos y SMS. Por supuesto, estoy apurada y trato de escribir todos estos mensajes lo más rápido posible, saltando de una ventana a otra, cambiando constantemente entre una y otra. No piense que me estoy quejando, al contrario. Disfruto de todo esto. De la sensación de ser necesario, de mi (ilusoria) efectividad, de las nuevas ideas y de la esperanza de que pronto lo lograré todo. Pero lamentablemente, eso no es así. En realidad, no logro NADA. No recuerdo la última vez que salí del trabajo o me acosté con la sensación de haber hecho al menos la mitad de lo que necesitaba. Esto aplica tanto a las tareas diarias pequeñas como a los grandes planes. Soy una adicta. Adicta a la información. La dependencia de la información, que nos sumerge en la sensación de una presión constante por la disminución de nuestra capacidad para concentrarnos y completar las tareas iniciadas, es el diagnóstico de la mayoría de las personas que viven en la era postindustrial.”

Sobre esto escribe el conocido psicólogo y coach de negocios inglés Tony Crabbe en su best-seller Cómo salir del torbellino de tareas interminables:

“Vivimos en un mundo de fragmentación y dispersión. Pedacitos de información llegan constantemente a nuestra conciencia, atacándonos desde todos los lados. Nuestra atención se divide entre millones de objetos diferentes y no puede concentrarse en ninguno de ellos. Estamos continuamente escaneando nuestro entorno en busca de nuevos estímulos, saltando de una cosa a otra, escuchando de manera superficial y viendo de reojo. Estamos acostumbrados a que la vida llegue en forma de resúmenes secos, las relaciones existan de manera puntual y las tareas se resuelvan en pocos minutos. Queremos una vida rebanada en finas lonchas, necesitamos la satisfacción de estar ocupados.”

Así que...

Desalojar la mente

¿Alguna vez has oído hablar del efecto Zeigarnik?

La psicóloga soviética Bluma Zeigarnik demostró mediante años de investigación que cualquier tarea no completada inevitablemente nos pesa como una carga. Así somos.

Pero olvidamos instantáneamente las tareas completadas. Este pensamiento le vino a la científica al observar a los camareros en los cafés, quienes siempre recordaban los pedidos que aún no habían servido, mientras que los pedidos ya cumplidos se olvidaban completamente.

Pero se puede engañar al cerebro y aliviarlo un poco creando almacenamientos adicionales de información.

Esto puede ser un smartphone, un portátil, un moodboard o un simple cuaderno.

Personalmente, yo todavía prefiero el último: cuando escribo a mano, los pensamientos fluyen más libremente.

En resumen, crea un lugar donde puedas registrar y actualizar tu lista de tareas, pensamientos valiosos e ideas. Es mejor que el "ayudante" esté siempre a mano.

No planifiques de más

Tony Crabbe escribe sobre el fenómeno del "error de planificación".

Los psicólogos han demostrado recientemente que la mayoría de nosotros tendemos a sobreestimar nuestras fuerzas, principalmente nuestras capacidades intelectuales y nuestra paciencia.

Por lo tanto, al planificar una tarea, es mejor asignar el doble del tiempo que parece suficiente.

Esto aplica tanto a reuniones como a conferencias.

Haz limpieza regularmente. A fondo

Es un consejo elemental, pero funciona al 100%. Cuando nos deshacemos de cosas innecesarias, archivos no utilizados y papeles viejos, experimentamos un aumento de energía y una mejora en la autoestima. Es como si comenzáramos de nuevo.

¿Cómo encontrar tiempo para la limpieza? Tómalo como un hábito, por ejemplo, hacerlo cada dos semanas.

Es mejor motivarse con una recompensa posterior, como una salida a un restaurante.

O al menos con una taza de tu latte de jengibre favorito. ¿No te gusta limpiar? Externaliza la tarea.

Desactiva las notificaciones

En su libro Increíblemente ocupado, Crabbe se refiere a un reciente gran estudio realizado entre empleados de oficina.

Resulta que la mayoría cambia de una actividad a otra cada tres minutos.

La eficiencia disminuye significativamente: al cambiar el enfoque de atención con tanta frecuencia, nos cansamos más rápido y logramos hasta un 40% menos que si nos concentráramos en una sola cosa y no nos distrajeran.

Menos perfeccionismo

Esta es una tarea de carácter más filosófico. Cuando me siento completamente abrumada por la carga de tareas no completadas, respiro profundamente y me pregunto mentalmente: ¿por qué me estoy estresando tanto? ¿Para quién es todo esto? ¿Para mi ego? ¿Para mi madre bastante exigente?

¿Qué es realmente importante en la lista de tareas y qué debería haber sido eliminado hace tiempo? Recuerda: no se puede abarcar lo inabarcable. Haz de esto tu mantra.

Además, cada noche antes de dormir, piensa en tres cosas positivas que ocurrieron durante el día. Esto ayuda a reducir el estrés por las muchas tareas no completadas.

Haz pausas

Nuestro cuerpo no está hecho para trabajar sin descanso.

Está diseñado para alternar entre períodos de actividad y pasividad: la excitación adrenalina debe ser calmada pronto. Pero avanzamos a toda velocidad.

Al romper el cambio natural de estados, no nos damos tiempo para recuperarnos. Esto lleva a una carga alostática – es decir, al desgaste prematuro del cuerpo y la mente”, escribe Tony Crabbe.

El austriaco Alex Vitasek, uno de los médicos más conocidos de Europa, que practica la terapia Mayer actualmente popular, me aconsejó, cuando me quejé de gastritis, ... tomar vacaciones, ¡cada día!

Por vacaciones se refería a un almuerzo normal, pero no frente al ordenador y sin prisa. Y preferiblemente con una pequeña pausa posterior.

Lo mejor es dar un paseo de 15 minutos. Durante este tiempo, es recomendable no revisar correos ni responder llamadas.

Por cierto, los científicos han demostrado que en los momentos en que no estamos ocupados (útilmente), nuestra mente trabaja mucho más eficazmente (no en vano las ideas valiosas suelen surgir durante un paseo o un vuelo).

Este estado se llama "red de modo pasivo del cerebro" y es vital.

Piensa en las tareas importantes con anticipación

¿Tienes una tarea urgente y compleja y no sabes cómo abordarla?

Los expertos recomiendan pensar en ella con anticipación – sin presiones internas, dedicando no más de 20 minutos al día.

Como el cerebro no olvida las tareas no completadas, al comenzar a realizar la tarea real, ya tendrás una preparación útil y la tarea empezará a fluir más fácilmente.

Controla la dopamina

Nuestro cerebro está evolutivamente adaptado para buscar novedades. Y tan pronto como recibimos nueva información (incluidos los mensajes de WhatsApp y las llamadas), libera una dosis de recompensa – llega el "subidón de dopamina".

¡Y queremos más! Pero esto crea un círculo vicioso: asumimos más y más tareas y – de nuevo no logramos nada.

Para controlar la dependencia de la dopamina, usa primero alimentos ricos en tirosina (un aminoácido necesario para el buen funcionamiento del cerebro): plátanos, aguacates, almendras, carne de ave y sésamo.

En segundo lugar, haz deporte y sexo. En tercer lugar, duerme lo suficiente.

Y en cuarto lugar, realiza tareas útiles pero simples. Cuando establecemos un pequeño objetivo alcanzable y lo logramos, el nivel de "hormona de la felicidad" aumenta notablemente.

Atrapa el flujo

El principal experto en el concepto de "flow" (flujo) es el psicólogo estadounidense Mihaly Csikszentmihalyi.

Recomiendo mucho su libro Flow: La psicología de la experiencia óptima. Hace algunos años, este científico muy mayor (volar a una entrevista desde California a Rusia a los 80 años – no es broma), pero increíblemente carismático, me reveló personalmente la receta universal para la felicidad.

Me explicó cómo entrar en el "flow" – ese estado del "aquí y ahora" que todos buscamos y a veces encontramos.

No es meditación zen, aunque es similar: se trata de un proceso verdaderamente creativo, cuando estás en contacto contigo mismo, nada te distrae – más bien, simplemente no puedes distraerte, olvidas todo...

Es en el flujo donde se crean obras geniales, se realizan trabajos complejos en un abrir y cerrar de ojos, se hacen descubrimientos. ¿Cómo llegar a esto? Hacer acuerdos contigo mismo.

Primero, asigna conscientemente tiempo suficiente y 100% de atención a las tareas importantes.

Ordena tus contactos y establece prioridades

El antropólogo británico Robin Dunbar llegó a la conclusión, después de años de investigación, de que el número de relaciones sociales que una persona puede mantener sin dañar su salud mental y física no supera los 150.

Además, el “círculo cercano” no debería incluir a más de 15 personas. Este número de contactos (¡puede ser menos!) es el que vale la pena invertir.

Y cuanto más profunda sea la conexión emocional, más a menudo experimentaremos felicidad y satisfacción con la vida.

Incluso con una lista interminable de tareas no completadas.