Ci sono persone con cui, dopo una conversazione, viene spontaneo pensare: «Finalmente, con questa persona è tutto semplice». Non sono necessariamente le più intelligenti della stanza. Non ostentano sempre i propri successi, non cercano di piacere a tutti e non devono per forza ricoprire ruoli dirigenziali.
Ma lavorare con loro è facile.
Lo sai che non spariranno nel momento più importante, che non scaricheranno su di te i propri errori e che non trasformeranno una normale riunione di lavoro in un thriller psicologico.
La buona notizia è che una reputazione del genere non dipende dalla magia o da un talento innato. Nasce da piccole abitudini quotidiane.
Ecco nove di queste abitudini.
Mantieni la parola data — oppure non fare promesse
Il modo più semplice per distruggere la propria reputazione professionale è promettere regolarmente più di quanto si sia realmente in grado di fare.
«Nessun problema, sarà pronto entro stasera».
«Sì, certo, me ne occupo io».
«Domani sarà tutto pronto».
Sembra sicuro di sé. Ma se alle parole non segue regolarmente un risultato, le persone smettono molto rapidamente di fidarsi di te.
Una persona affidabile si comporta diversamente: valuta realisticamente le proprie possibilità prima di promettere qualcosa.
E se le circostanze cambiano, non si nasconde.
Scrivere a un collega: «Non riesco a finire entro le 17:00, ma posso occuparmene domani entro le 11:00» è molto più professionale che restare in silenzio fino all'ultimo minuto.
Il tuo obiettivo non è sembrare una persona capace di fare tutto. Il tuo obiettivo è essere una persona su cui gli altri possano davvero contare.
Rispetta il tempo degli altri
Arrivare con cinque minuti di ritardo può sembrare una sciocchezza.
Ora immagina che quei cinque minuti vengano sottratti a dieci persone.
Oppure che a causa del tuo ritardo qualcuno perda l'appuntamento successivo.
Il tempo è una delle poche risorse che non possono essere restituite. Per questo la puntualità non è soltanto una questione di buone maniere. È una dimostrazione di maturità professionale.
Organizzati con un certo margine, considera eventuali ritardi, non fissare tre riunioni alla stessa ora e avvisa per tempo se ti accorgi che non riuscirai a rispettare una scadenza.
Una persona che rispetta il tempo degli altri ottiene automaticamente più rispetto.
Impara a dare critiche che facciano venire voglia di migliorare
Esistono due tipi di feedback.
Il primo:
«Hai fatto tutto nel modo sbagliato».
Il secondo:
«Questa parte è già fatta bene. Ma se modifichiamo X e aggiungiamo Y, il risultato sarà molto più efficace».
Indovina con chi avrai voglia di lavorare di nuovo.
Un feedback costruttivo non deve umiliare una persona. Il suo scopo è aiutarla a individuare il problema e capire cosa può essere fatto meglio.
Parla di azioni concrete e risultati, non del carattere della persona.
Non dire «sei irresponsabile», ma: «Il rapporto è arrivato con due giorni di ritardo e per questo non siamo riusciti a verificare i dati».
La differenza è enorme.
Non trasformare ogni discussione in un campionato mondiale di chi ha ragione
Sì, potresti avere ragione.
Anche l'altra persona potrebbe averne.
E a volte potreste avere torto entrambi.
L'ambiente professionale non è il luogo in cui devi vincere ogni discussione. È molto più importante trovare una soluzione che funzioni davvero.
Ascolta gli argomenti, fai domande e considera la possibilità di cambiare idea.
La vera sicurezza non si manifesta con un «io so tutto».
Si manifesta con:
«Convincimi. Sono disposto ad ascoltare».
L'ironia è che le persone che non hanno paura di rivedere le proprie opinioni spesso sembrano molto più competenti di quelle che le difendono ostinatamente fino alla fine.
Non aspettare che qualcuno ti spieghi ogni singolo passo
L'iniziativa è una delle qualità professionali più preziose.
Se vedi un problema, proponi una soluzione.
Se noti che un collega è sovraccarico, chiedigli se ha bisogno di aiuto.
Se un processo può essere semplificato, proponi un'alternativa.
Ma c'è un dettaglio importante: avere iniziativa non significa voler intervenire in tutto.
Non devi correre per l'ufficio con una bandiera gridando: «Adesso salvo tutti io».
La vera iniziativa consiste nel saper individuare un'opportunità per migliorare una situazione e assumersi la responsabilità di un'azione concreta.
Impara a dire: «Sì, è stato un mio errore»
È una delle frasi professionali più forti.
E anche una delle più difficili da pronunciare.
Quando una persona commette un errore, spesso si attiva immediatamente il suo avvocato interiore:
«Non mi hanno dato le informazioni».
«Pensavo che se ne sarebbe occupato lui».
«C'è stato un problema nel sistema».
«Sono stato frainteso».
A volte è davvero così.
Ma se l'errore è tuo, è molto più efficace ammetterlo apertamente.
Ancora meglio è aggiungere subito:
«Ecco cosa è successo. Ecco come lo correggerò. Ed ecco cosa farò perché non accada di nuovo».
Una reazione del genere non ti rende più debole.
Al contrario, dimostra maturità.
Tutti commettono errori. Ma non tutti sanno comportarsi professionalmente dopo averne commesso uno.
Aiuta gli altri, ma non trasformarti nel salvatore dell'ufficio
Il lavoro di squadra funziona quando le persone non considerano i colleghi come concorrenti che devono essere lasciati soli davanti ai propri problemi.
Se sai come risolvere una questione, condividi le tue conoscenze.
Se vedi che un collega è in ritardo con il lavoro, offrigli il tuo aiuto.
Se puoi condividere un contatto o uno strumento utile, fallo.
Ma è importante mantenere un equilibrio.
Aiutare non significa svolgere continuamente il lavoro degli altri.
Altrimenti potresti trasformarti molto rapidamente da collega prezioso nella persona a cui tutti scaricano semplicemente i propri compiti.
Il giusto aiuto rende più forti entrambi.
Non permettere al tuo cervello di andare in pensione a 30 anni
Il mondo cambia più velocemente di quanto molti riescano a rendersi conto.
Nuove tecnologie, intelligenza artificiale, strumenti di automazione, nuovi metodi di lavoro: ciò che oggi sembra un vantaggio domani potrebbe diventare un requisito di base.
Per questo un vero professionista non si ferma dopo il primo successo.
Leggi.
Prova nuovi strumenti.
Parla con persone di altri settori.
Studia professioni affini.
Sbaglia.
Ricomincia.
La persona davvero preziosa non è quella che una volta ha accumulato una grande quantità di conoscenze, ma quella che sa aggiornarle continuamente.
Ascolta come se fossi davvero interessato
Molte persone non ascoltano.
Aspettano semplicemente una pausa per iniziare a parlare.
L'interlocutore racconta un problema e tu stai già preparando mentalmente la tua risposta.
Si nota facilmente.
L'ascolto attivo funziona in modo diverso. Fai domande di chiarimento, riformuli con parole tue il punto principale, reagisci a ciò che viene detto e cerchi di capire di cosa abbia realmente bisogno l'altra persona.
Per esempio, invece di:
«Va bene, ho capito».
puoi chiedere:
«Ho capito bene che il problema principale in questo momento riguarda i tempi e non le risorse?»
Una sola frase del genere può a volte far risparmiare un'ora di messaggi.
E soprattutto comunica all'interlocutore una cosa semplice: lo hai davvero ascoltato.
